convert+share

Automaattiset prosessit ovat yleisesti teollisuudessa esimerkiksi autojen tuotantolinjat. Mutta monissa toimistoissa ei ole käytössä minkäänlaisia automaattisia prosesseja. Jokainen askel dokumenttien käsittelyssä toteutetaan käsin ja monissa tapauksissa päällekkäisyyttä ei voida välttää. Tällainen tehottomuus maksaa sekä aikaa että rahaa. DEVELOP:n convert+share-työkalun avulla yritykset pystyvät automatisoimaan helposti dokumenttiprosesseja.

Takaisin

Optimoi dokumenttien työnkulut

convert+share tarjoaa toimintoja, jotka ovat yhtä tehokkaita kuin helppokäyttöisiä. Nämä toiminnot poistavat manuaalista työtä ja optimoivat dokumenttien käsittelyn pysyvästi. Dokumentit voi esimerkiksi skannata suoraan .docx- tai .xlsx-tiedostoiksi ja lähettää suoraan monitoimijärjestelmältä sähköpostiin tai eri järjestelmiin, esimerkiksi Google Docs, Telekom Cloud, Evernote tai Microsoft SharePoint. convert+share säästää sekä aikaa että vaivaa ja voit keskittyä tärkeämpiin asioihin.

Tiesitkö? convert+share on täydellinen lisä DEVELOP:n store+find dokumentinhallintaratkaisulle.

Kuvaus

convert+share:n avulla skannaat dokumentit monitoimijärjestelmältä ja saat haettavan PDF:n, josta voit kopioida haluamasi tekstit mihin tahansa muuhun dokumenttiin. Jos haluat muokata alkuperäisen paperidokumentin tekstiä, niin skannaa dokumentit Scan-to-Word tai Scan-to-Excel-toiminnoilla, jolloin voit muokata tiedostoja joko .docx-tai .xlsx-tiedostoina. Kaikki tämä säästää paljon aikaa.

convert+share tarjoaa mahdollisuuden skannata kaikki dokumentit kerralla nipussa. Tarvitset vain viivakoodin sisältävät erottelulehdet jokaisen eri dokumentin väliin. Nippu dokumentteja erottelulehtineen sitten skannataan yhdellä kertaa. Skannaus erottelee automaattisesti eri dokumentin toisistaan viivakoodin avulla ja lähettää ne oikeisiin kohteisiin, josta ne löytyvät helposti ja nopeasti.

Tähän asti olet todennäköisesti skannannut dokumentit ensiksi sähköpostiin, ja sieltä sitten tallettanut tiedostot tietokoneelle ja edelleen siirtänyt tiedostot lopullisen järjestelmään. Nyt voit skannata dokumentit suoraan eri järjestelmiin suoraan esimerkiksi Google Docs, Microsoft SharePoint, Microsoft SharePoint Online, Evernote, Telekom Cloud tai Windows tietokantoihin.

Alueellisen optisen tekstintunnistuksen (zone OCR) avulla voit ottaa nopeasti talteen tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaan nimen tai tilinumeron skannatuista dokumenteista. Tämä ominaisuus on erityisesti mielenkiintoinen silloin, kun dokumentit tallennetaan sähköiseen dokumenttien hallintajärjestelmään, kuten esimerkiksi store+find-järjestelmään. Zone OCR tunnistaa automaattisesti ennalta määritellyt osiot dokumentista, jolloin käyttäjän ei tarvitse syöttää avainsanoja manuaalisesti. Tiedostojen arkistointi oikeilla hakutiedoilla onnistuu vaivattomasti ja automaattisesti, ja tiedot löytyvät aina nopeasti sähköisesti oikeilla avainsanoilla.

Useimmat sähköiset arkistointijärjestelmät vaativat, että dokumentit ovat arkistoitavia PDF/A-tiedostoja, mutta valitettavasti monet monitoimijärjestelmät eivät tue tätä tiedostomuotoa. convert+share muuntaa dokumentit automaattisesti PDF/A-tiedostomuotoon, jotta tallennus onnistuu sähköiseen arkistointijärjestelmään.

convert+share tarjoaa sinulle erinomaisen mahdollisuuden tallentaa dokumentit suoraan halutussa muodossa monitoimijärjestelmältä sähköiseen dokumenttien hallintajärjestelmään esimerkiksi store+find-järjestelmään. Näin saat yhdistettyä helposti tehokkaan prosessiautomaation ja dokumentinhallinnan.

convert+share yksinkertaistaa tiedostojen muuntamisen ja jakelun. Sekä sen käyttö että käyttöönotto ovat helppoja. Kokeile itse!

Edut

Tiedon talteenotto

  • Dokumenttiprosessi alkaa suoraan monitoimijärjestelmältä
  • Esimääritelty kansio (hot folder) välittää automaattisesti saapuneet dokumentit automaattisesti convert+share-järjestelmään

Dokumenttien prosessointi

  • Luo automaattisesti haettavia PDF-tiedostoja ja arkistoivia PDF/A-tiedostoja
  • Scan-to-Word- ja Scan-to-Excel-toiminnot
  • Alueellinen optinen tekstintunnistus (zone OCR) tunnistaa automaattisesti tekstin määritellyiltä alueilta
  • Viivakoodinlukija tunnistaa ennalta määritellyt viivakoodit jatkokäsittelyä varten tai erottaa nippuskannauksen dokumentit toisistaan

Dokumenttien jakelu

  • Tallentaa dokumentit suoraan seuraaviin järjestelmiin: Microsoft SharePoint, SharePoint Online (Office 365), Evernote, Google Drive, Telekom Cloud ja Windowsin-tiedostojärjestelmä
  • Lähettää dokumentit sähköpostipalvelimelle sähköpostin lähetystä varten
  • Lähettää dokumentit suoraan DEVELOP:n sähköiseen dokumentinhallintajärjestelmään: store+find

Käyttäjien hallinta

  • Pääsyn rajoitus vaatii Windows:n tai Active Directory:n käyttäjätunnuksen ja salasanan